Política de Privacidad

1. Responsable del tratamiento

De conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), el responsable del tratamiento de los datos personales recabados a través del sitio web barracudacrm.com y de la plataforma Barracuda CRM es:

Barracuda CRM LLC actúa como responsable del tratamiento respecto a los datos de sus propios usuarios (empleados, administradores de cuenta, etc.) y como encargado del tratamiento respecto a los datos de clientes finales que los usuarios de la plataforma introduzcan en el sistema CRM. Esta distinción es relevante para determinar las obligaciones y responsabilidades de cada parte.

2. Datos personales que recogemos

2.1 Datos que el usuario proporciona directamente

• Datos de registro: nombre completo, dirección de correo electrónico, contraseña (almacenada en formato hash irreversible bcrypt), nombre de la empresa y número de teléfono.
• Datos de perfil: fotografía de perfil, cargo profesional, idioma preferido y zona horaria.
• Datos de facturación: nombre o razón social, NIF/CIF, dirección fiscal, método de pago (únicamente el token de referencia proporcionado por el procesador de pagos; no almacenamos datos de tarjeta en bruto).
• Comunicaciones: contenido de los mensajes de soporte, correos electrónicos enviados a nuestros departamentos y formularios de contacto cumplimentados.

2.2 Datos recogidos automáticamente

• Datos de uso: páginas visitadas, acciones realizadas en la plataforma, funcionalidades utilizadas, duración de las sesiones y frecuencia de acceso.
• Datos técnicos: dirección IP, tipo y versión del navegador, sistema operativo, dispositivo, resolución de pantalla y zona horaria del dispositivo.
• Cookies y tecnologías similares: conforme a nuestra Política de Cookies, usamos almacenamiento propio del navegador para el funcionamiento del servicio y, en la web pública y solo si lo aceptas, una analítica propia de visitas. No usamos cookies de terceros ni publicidad personalizada.
• Registros de acceso: fecha y hora de cada inicio de sesión, dirección IP y dispositivo utilizado, conservados por razones de seguridad.

2.3 Datos de clientes introducidos por los usuarios (datos en calidad de encargado)

Los usuarios de Barracuda CRM pueden introducir en la plataforma datos personales de sus propios clientes o contactos comerciales (nombre, email, teléfono, empresa, notas, historial de comunicaciones, etc.). Respecto a estos datos, Barracuda CRM LLC actúa exclusivamente como encargado del tratamiento, siguiendo las instrucciones del usuario (responsable) y sin acceder a ellos salvo para la prestación técnica del servicio o cuando así lo exija la ley.

3. Finalidades y bases jurídicas del tratamiento

4. Plazos de conservación de datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo estrictamente necesario para las finalidades para las que fueron recabados, y en todo caso:

Transcurridos los plazos indicados, los datos serán eliminados de forma segura o anonimizados de manera irreversible para su posible uso estadístico agregado.

5. Destinatarios y transferencias internacionales

5.1 Encargados del tratamiento

Barracuda CRM LLC puede compartir datos personales con los siguientes proveedores de servicios en calidad de encargados del tratamiento, con quienes ha suscrito los correspondientes Acuerdos de Tratamiento de Datos (DPA) conforme al artículo 28 del RGPD:

• Infraestructura cloud: proveedores de alojamiento y servicios en la nube para el almacenamiento y procesamiento de datos de la plataforma.
• Procesador de pagos: Stripe, Inc. (sujeto a cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea para transferencias a EE. UU.).
• Análisis de producto: herramientas de análisis de uso seudonimizados para la mejora del servicio.
• Soporte al cliente: plataformas de gestión de tickets de soporte técnico.
• Correo electrónico transaccional: proveedores de envío de emails de sistema (confirmaciones, notificaciones, etc.).

5.2 Transferencias internacionales

Algunos de nuestros proveedores pueden estar ubicados fuera del Espacio Económico Europeo (EEE). En tales casos, Barracuda CRM LLC garantiza que las transferencias se realizan con las salvaguardas adecuadas, en particular:

• Decisiones de adecuación de la Comisión Europea para países terceros que ofrezcan un nivel de protección equivalente, incluido el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (Data Privacy Framework) cuando el receptor esté adherido.
• Cláusulas Contractuales Tipo (CCT) adoptadas por la Comisión Europea (Decisión 2021/914).
• Normas Corporativas Vinculantes (BCR) aprobadas por una autoridad de control competente.

El Usuario puede solicitar información detallada sobre las transferencias internacionales y las salvaguardas aplicadas dirigiéndose a director.legal.compliance@barracudacrm.com.

5.3 Autoridades públicas

Barracuda CRM LLC podrá comunicar datos personales a autoridades públicas o judiciales cuando así lo exija la legislación vigente, mediando requerimiento legal formal.

6. Derechos de los interesados

De conformidad con los artículos 15 a 22 del RGPD y los artículos 12 a 18 de la LOPDGDD, el Usuario tiene derecho a:

Para ejercer cualquiera de estos derechos, el Usuario puede enviar una solicitud a director.legal.compliance@barracudacrm.com o, si tiene cuenta, desde el correo con el que se registró. Para pedir que se borren sus datos o su cuenta, escriba con el asunto «Supresión de datos»; se borrará todo salvo lo que la ley obligue a conservar (por ejemplo, facturas) y se aplicarán los plazos de conservación del apartado 4. Responderemos en el plazo máximo de 30 días naturales desde la recepción de la solicitud, pudiendo prorrogarse otros 60 días en casos de especial complejidad.

Si considera que el tratamiento de sus datos vulnera la normativa vigente, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en www.aepd.es o ante la autoridad de control del Estado miembro de la UE donde tenga su residencia habitual.

7. Menores de edad

Barracuda CRM es una plataforma profesional dirigida exclusivamente a empresas y profesionales. No está dirigida a personas menores de 18 años ni recogemos conscientemente datos personales de menores. Si tuviéramos conocimiento de que hemos recabado datos de un menor de edad sin el consentimiento verificable del titular de la patria potestad o tutela, procederemos a su eliminación inmediata.

Si usted cree que podemos haber recabado accidentalmente información personal de un menor, le rogamos que nos lo comunique de inmediato a director.legal.compliance@barracudacrm.com.

8. Seguridad de los datos

Barracuda CRM LLC aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, incluyendo:

• Cifrado en tránsito: todas las comunicaciones entre el cliente y nuestros servidores se realizan mediante TLS 1.2 o superior (HTTPS obligatorio).
• Cifrado en reposo: los datos almacenados en bases de datos y sistemas de almacenamiento están cifrados mediante AES-256.
• Contraseñas seguras: las contraseñas de usuario se almacenan exclusivamente en formato hash bcrypt (factor de coste ≥ 12) y nunca en texto plano.
• Autenticación de dos factores (2FA): disponible y recomendada para todos los usuarios de la plataforma.
• Control de acceso: sistema de permisos basado en roles (RBAC) que garantiza el principio de mínimo privilegio.
• Revisiones de seguridad: realizamos revisiones de seguridad periódicas de la plataforma.
• Copias de seguridad: copias de seguridad diarias con retención de 30 días, almacenadas en ubicaciones geográficamente separadas.
• Gestión de incidentes: contamos con un procedimiento de respuesta a incidentes de seguridad que garantiza la notificación a la autoridad de control en un plazo máximo de 72 horas en caso de violación de la seguridad de los datos.

A pesar de nuestras medidas de seguridad, ningún sistema es infalible. En caso de detectar una vulnerabilidad de seguridad en nuestra plataforma, le agradecemos que nos lo comunique de forma responsable a director.producto.ingenieria@barracudacrm.com.

9. Cambios en la política de privacidad

Barracuda CRM LLC puede actualizar la presente Política de Privacidad periódicamente para reflejar cambios en nuestras prácticas de tratamiento, en la normativa aplicable o en los servicios ofrecidos. Cuando realicemos cambios materiales, lo notificaremos mediante:

• Un aviso destacado en la plataforma CRM al iniciar sesión.
• Un correo electrónico a la dirección registrada en su cuenta, con al menos 30 días de antelación.
• La actualización de la fecha de «Última actualización» en la cabecera de este documento.

Le recomendamos revisar esta página periódicamente. El uso continuado de la plataforma tras la entrada en vigor de los cambios implica la aceptación de la política actualizada.

10. Contacto y Delegado de Protección de Datos

Para cualquier consulta, ejercicio de derechos o reclamación relacionada con el tratamiento de sus datos personales, puede contactar con nosotros a través de los siguientes canales:

Para ejercer sus derechos, incluida la supresión de sus datos o de su cuenta, escriba a la dirección de privacidad indicada arriba. Los contactos y oportunidades del CRM también se pueden exportar a CSV desde la propia aplicación.

11. Residentes en California y otros estados de EE. UU.

Si resides en California (CCPA/CPRA) o en otro estado con una ley equivalente, tienes derecho a conocer qué categorías de datos personales recogemos y con qué fin (las descritas en los apartados 2 y 3), a acceder a ellos, a corregirlos, a pedir su borrado, a limitar el uso de la información sensible y a no ser discriminado por ejercer estos derechos. No vendemos ni compartimos datos personales con terceros para publicidad comportamental entre contextos y no usamos cookies publicitarias, por lo que no es necesario un enlace «No vender ni compartir mi información personal»; una señal Global Privacy Control (GPC) de tu navegador no cambia nada porque ya nos comportamos así. Ejerce tus derechos escribiendo a la dirección de privacidad del apartado 10; puedes designar a un agente autorizado para hacerlo. Los correos comerciales que enviemos incluyen un enlace de baja y nuestra dirección postal (CAN-SPAM). Respecto a los datos de clientes que introduzcas en el CRM, actuamos como proveedor de servicios (service provider) siguiendo tus instrucciones.

12. Funciones de inteligencia artificial

Algunas funciones del CRM se señalan como «con IA» (por ejemplo, análisis del pipeline o redacción de mensajes). Son sugerencias generadas automáticamente: indican siempre que proceden de una IA, no producen efectos jurídicos por sí solas y deben ser revisadas por una persona antes de usarse (Reglamento (UE) 2024/1689, art. 50). No introduzcas en ellas datos que no quieras que se traten con estas herramientas.